TIP: グーグルドキュメントで、連続する改行を1つに変える方法

Decorative image of old-fashioned typewriter.

複数の人で文を編集するのに便利なGoogle Docsですが、2つ連続した改行を1つに変えるのが以外と難しいのが問題です。ここで、私も最近教わった解決策を伝授します!

The Clarity Editorに編集をご依頼いただいた文章は、ワードが主流ですが、組織によってはGoogle Docsを使うこともあります。共有のしやすさがとても魅力的なグーグルドキュメントですが、連続した改行を1つに変換することだけがどうしても上手くできず、困っていました。

幸い、編集者フォーラムで聞いてみたら解決策を教えてもらったので、ご参考になるかとここにも載せておきます(^^)

(後半には、おまけにワードでこれを行う方法もあります。)

☘状況

作者が、段落の間ごとに改行を2つ入れてます。1これを、改行1つに変換したいのです。

A Google Doc with two newlines between paragraphs
Google Doc の例。ピンクで記入したのは、改行の位置。各段落間に2つある。

☘解決策

1. ドキュメント内で「検索・置き換え」を開く

2. 「正規表現を使用した検索」のチェックボックスを選択

A screenshot of a Google Doc's Find and Replace window. Put n(?=n) in the Find box, leave the Replace with box empty. Tick the box for 'Match using regular expressions'.
「正規表現を使用した検索」をチェックします。(すみません、メニュー等が英語のままです^^;)

3. 「検索」のところに下記の通り入力する

\n(?=\n)

4. 「次に変換」は空白のまま、「置き換え」もしくは「全て置き換え」をクリック

以上!

連続の改行が1つに変換されたはずです。

Google Doc example with single newlines between paragraphs.
2重だった改行が1つに。

チームメンバーとグーグルで文章を作成したり編集した後、WordPressなどのブログに載せることがあるので、無駄な改行を手作業で消さずに済むので、とても助かります♪

(ドキュメントで作業中は、見やすくするために段落の間隔を広げたりします。)

この「\n(?=\n)」という表現の意味は理解していないのですが、教えてくれた同僚には感謝です!

☘ ワードでは

ちなみに、この変換、ワードで行うのは簡単です。

1. 「置き換え」を開く

2. 「検索する文字列」と「置き換え後の文字列」に、下記の太文字部分を入力

「検索する文字列」: ^p^p
「置換後の文字列」: ^p

この時、小文字の「p」を使うようご注意ください。大文字でやろうとしても上手く行かないようです。

Screenshot of Find and Replace window in Word. In 'Find what', put ^p^p and in 'Replace with', put ^p.
Find what=「検索する文字列」、Replace with=「置換後の文字列」

3. 「置換」もしくは「全て置換」をクリック

ワードでは、改行としてparagraph break と line breaks の2種類があります(編集記号を表示すると、わかりやすいです。Paragraph break「段落記号」はPを反対にしたような記号、Line breakはカギカッコみたいな矢印として表されます)。

Screenshot from Word showing that, if the hidden characters are displayed, a line break appears as a bent arrow and the paragraph break as a backwards P.
ワードでは、編集記号を表示すると、paragraph break「段落記号」はPを反対にしたような記号、line breakはカギカッコみたいな矢印として表されます。

ウェブサイトからコピー&ペーストしたテキストなどの場合、改行はline breakとして扱われますので、検索・置換には、「p」の代わりに「l」(小文字のL)を使ってください。

「検索する文字列」: ^l^l
「置換後の文字列」: ^l

(もちろん置換に^pと入力して、paragraph breakに変えてしまう手もあります。ワードでは何かとparagraph breakの方がline breakより扱いやすいので。)

お役に立てたら嬉しいです!

この記事の英文はこちら。☘


ワードでもグーグルドキュメントでも、クライアントさまのニーズに沿った英語編集と安心のサービスを提供します。本場の英文を求めているなら、まずはご相談ください☆

Cover image by Pexels from Pixabay 

Footnotes

  1. 単純なレベルでしか理解していないのですが、改行コードにはカリッジリターン(carriage return)とラインフィード (line feed, line break, newlineとも) の2種類があるそうです。その由来などについて面白い話は「改行コードとそれにまつわるタイプライターのお話」へどうぞ。

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